Niet tevreden met uw boekhouder? Zo stapt u eenvoudig over
Uw boekhouder speelt een belangrijke rol binnen uw onderneming. U vertrouwt uw administratie, belastingzaken en financiële gegevens immers toe aan een partij waarvan u verwacht dat deze deskundig, betrokken en goed bereikbaar is.
Maar wat als u niet meer tevreden bent over uw huidige boekhouder? Misschien duurt het te lang voordat u antwoord krijgt op uw vragen, mist u persoonlijk advies, zijn de kosten hoger geworden of heeft uw onderneming zich ontwikkeld waardoor u behoefte heeft aan meer begeleiding.
In dat geval kan overstappen van boekhouder een logische stap zijn.
Veel ondernemers denken dat een overstap ingewikkeld is of dat er veel geregeld moet worden. In de praktijk kan het vaak veel eenvoudiger dan u denkt.
In dit artikel leest u wanneer het verstandig kan zijn om van boekhouder te veranderen, waar u op moet letten bij het kiezen van een nieuwe boekhouder en hoe een overstap in zijn werk gaat.
Wanneer is het tijd om van boekhouder te veranderen?
Er bestaat geen vast moment waarop u van boekhouder zou moeten overstappen. Wel zijn er verschillende signalen die erop kunnen wijzen dat uw huidige boekhouder niet meer goed aansluit bij uw onderneming.
1. U krijgt onvoldoende persoonlijk contact
Als ondernemer wilt u niet het gevoel hebben dat u slechts een dossiernummer bent.
Een goede samenwerking met uw boekhouder begint bij duidelijke communicatie en persoonlijk contact. U moet gemakkelijk uw vragen kunnen stellen en erop kunnen vertrouwen dat iemand uw onderneming en situatie kent.
Krijgt u nauwelijks contact met uw boekhouder? Of wordt u steeds doorverwezen naar verschillende medewerkers? Dan kan het verstandig zijn om eens te bekijken welke alternatieven er zijn.
2. U krijgt weinig financieel of fiscaal advies
Een boekhouder kan meer voor u betekenen dan alleen het verwerken van uw administratie.
Als ondernemer heeft u regelmatig financiële en fiscale keuzes te maken. Denk bijvoorbeeld aan investeringen, belastingzaken, groei van uw onderneming, personeel, een andere rechtsvorm of veranderingen in uw financiële situatie.
Wanneer uw huidige boekhouder vooral achteraf uw administratie verwerkt, maar nauwelijks met u vooruitkijkt, kunt u behoefte hebben aan een meer adviserende aanpak.
3. De communicatie verloopt moeizaam
Duidelijke communicatie is belangrijk wanneer u iemand verantwoordelijk maakt voor uw financiële administratie.
Als e-mails regelmatig onbeantwoord blijven, u lang moet wachten op antwoorden of niet duidelijk weet wat er met uw administratie gebeurt, kan dat veel onzekerheid veroorzaken.
Uw boekhouder moet voor u een aanspreekpunt zijn waarop u kunt vertrouwen.
4. Uw onderneming is veranderd
Misschien paste uw huidige boekhouder enkele jaren geleden uitstekend bij uw onderneming, maar zijn uw behoeften inmiddels veranderd.
Uw bedrijf kan bijvoorbeeld zijn gegroeid, u heeft personeel aangenomen, uw omzet is toegenomen of u bent gestart met nieuwe activiteiten.
Met de groei van uw onderneming kunnen ook uw financiële en fiscale vraagstukken complexer worden.
Een boekhouder die met uw onderneming meegroeit, kan dan een belangrijke meerwaarde bieden.
5. U vindt de dienstverlening niet meer passend bij de kosten
Prijs is niet altijd de belangrijkste reden om van boekhouder te veranderen. Wel wilt u weten wat u voor uw kosten terugkrijgt.
Het kan daarom verstandig zijn om niet alleen naar het maand- of jaarbedrag te kijken, maar vooral naar de totale dienstverlening.
Krijgt u persoonlijk advies? Wordt er actief met u meegedacht? Zijn belastingzaken inbegrepen? Kunt u snel terecht met vragen?
Een goede vergelijking gaat daarom verder dan alleen de prijs.
Waarom zou u uw boekhouder vergelijken?
Overstappen betekent niet dat u direct afscheid hoeft te nemen van uw huidige boekhouder.
U kunt ook eerst vrijblijvend vergelijken.
Door met een andere boekhouder of administratiekantoor in gesprek te gaan, krijgt u inzicht in de mogelijkheden. U kunt uw huidige situatie bespreken, vragen stellen over de dienstverlening en bekijken of de aanpak beter aansluit bij uw onderneming.
Een vergelijking verplicht u tot niets.
Sterker nog: ook wanneer u uiteindelijk besluit bij uw huidige boekhouder te blijven, kan het waardevol zijn om te weten welke mogelijkheden er zijn.
Waar moet u op letten bij het kiezen van een nieuwe boekhouder?
Wanneer u een andere boekhouder zoekt, is het verstandig om verder te kijken dan alleen de prijs.
Persoonlijk contact
Vraag hoe het contact wordt georganiseerd.
Heeft u een vast aanspreekpunt? Kunt u rechtstreeks contact opnemen? En neemt de boekhouder de tijd om uw vragen te beantwoorden?
Deskundigheid
Uw boekhouder moet beschikken over voldoende kennis van administratie en belastingzaken die voor uw onderneming relevant zijn.
Vraag daarom welke diensten en vormen van advies worden aangeboden.
Proactieve begeleiding
Een goede financiële partner kijkt niet alleen naar het verleden.
Bespreek ook hoe de boekhouder u kan helpen bij toekomstige financiële en fiscale vraagstukken.
Duidelijke afspraken
Vraag vooraf wat precies onderdeel is van de dienstverlening.
Denk bijvoorbeeld aan:
Boekhouding en administratie
Btw-aangiften
Inkomstenbelasting
Vennootschapsbelasting
Jaarrekening
Salarisadministratie
Fiscaal advies
Financiële begeleiding
Zo voorkomt u verrassingen achteraf.
Bereikbaarheid
Een praktische vraag die vaak wordt vergeten: hoe snel kunt u iemand bereiken wanneer u een vraag heeft?
Goede bereikbaarheid kan juist op belangrijke momenten een groot verschil maken.
Hoe werkt overstappen van boekhouder?
Veel ondernemers stellen het overstappen uit omdat ze verwachten dat het veel werk oplevert.
Dat hoeft niet zo te zijn.
Een overstap begint meestal met een kennismakingsgesprek. U bespreekt uw huidige situatie, uw wensen en de reden waarom u overweegt om van boekhouder te veranderen.
Daarna kan worden bekeken welke administratie en werkzaamheden moeten worden overgenomen.
Stap 1: Kennismaken
U bespreekt vrijblijvend uw onderneming en uw huidige situatie.
Dit is het moment om aan te geven wat u mist bij uw huidige boekhouder en wat u bij een nieuwe boekhouder belangrijk vindt.
Stap 2: Uw administratie bekijken
De nieuwe boekhouder kan bekijken welke werkzaamheden momenteel worden uitgevoerd en wat er nodig is om de administratie over te nemen.
Stap 3: Duidelijke afspraken maken
Vervolgens worden afspraken gemaakt over de dienstverlening, werkzaamheden en kosten.
Zo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Stap 4: Overdracht van de administratie
Wanneer u besluit over te stappen, wordt de benodigde administratie overgedragen.
In veel gevallen kan de nieuwe boekhouder u begeleiden bij dit proces, zodat u hier zo min mogelijk omkijken naar heeft.
Stap 5: De nieuwe samenwerking
Na de overdracht neemt de nieuwe boekhouder de afgesproken werkzaamheden over.
Vanaf dat moment heeft u één duidelijk aanspreekpunt voor uw administratie en de financiële en fiscale zaken die u heeft afgesproken.
Moet u zelf uw oude boekhouder opzeggen?
Dat hangt af van uw afspraken en de situatie.
Controleer daarom altijd eerst uw overeenkomst met uw huidige boekhouder of administratiekantoor. Daarin kunnen afspraken staan over de opzegtermijn en de overdracht van uw administratie.
Bespreek daarnaast met uw nieuwe boekhouder hoe de overgang wordt aangepakt.
Een goede voorbereiding voorkomt onnodige problemen tijdens de overstap.
Kan een nieuwe boekhouder uw volledige administratie overnemen?
Ja, een nieuwe boekhouder kan in veel gevallen verschillende financiële werkzaamheden van u overnemen.
Welke werkzaamheden dat precies zijn, hangt af van uw onderneming en uw wensen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Het verwerken van de boekhouding
Btw-aangiften
Belastingaangiften
Jaarrekeningen
Salarisadministratie
Financiële administratie
Fiscaal advies
Begeleiding bij financiële vraagstukken
Daarom is een persoonlijk gesprek belangrijk. Zo kan worden bekeken wat u daadwerkelijk nodig heeft.
Overstappen van boekhouder zonder gedoe
De belangrijkste reden om een overstap te overwegen, is uiteindelijk niet de overstap zelf.
Het gaat erom dat u een financiële partner vindt die past bij uw onderneming.
U wilt erop kunnen vertrouwen dat uw administratie goed wordt verzorgd, dat uw belastingzaken deskundig worden behandeld en dat u iemand kunt bereiken wanneer u vragen heeft.
Daarnaast kan een betrokken boekhouder met u meedenken over uw onderneming en u helpen om financiële keuzes beter te begrijpen.
Daarom is het verstandig om niet alleen te vragen:
“Wat kost een boekhouder?”
Maar ook:
“Wat krijg ik ervoor terug?”
EBO Administratie & Belastingadvies: persoonlijk, betrokken en deskundig
Bij EBO Administratie & Belastingadvies begrijpen we dat ondernemers verschillende redenen kunnen hebben om hun huidige boekhouder te vergelijken.
Misschien bent u niet tevreden over de communicatie. Misschien mist u persoonlijk advies. Of uw onderneming is gegroeid en u zoekt een boekhouder die beter aansluit bij uw huidige situatie.
EBO ondersteunt ondernemers met onder andere administratie, belastingzaken, jaarrekeningen, salarisadministratie en fiscaal advies.
Het uitgangspunt is daarbij een persoonlijke samenwerking en duidelijke communicatie.
Overweegt u een andere boekhouder?
U hoeft niet direct te beslissen.
Plan eerst een gratis en vrijblijvend overstapgesprek met EBO. Tijdens dit gesprek kunt u uw huidige situatie bespreken, aangeven waar u tegenaan loopt en uw wensen toelichten.
Samen kunnen we bekijken wat EBO voor uw onderneming kan betekenen.
Bel EBO Administratie & Belastingadvies via 035 205 7100 of neem contact op via info@ebobelastingadviseurs.nl.
U bent ook welkom op:
Koningsweg 40-14
3762 EC Soest